差し込み印刷には『メイン文書』と『データファイル』の二つが必要です。
『メイン文書』とはWordで作成された下書き文書のことです。また、メイン文書内の一部差し替えの個所を『差し込みフィールド』と呼びます。
『データファイル』とは、『メイン文書』の『差し込みフィールド』をどのように差し替えるのか、が記入されている一覧表・リストです。Excelで作成するのが一般的ですが、その他のアプリで作成されたデータファイルも使用可能です(はがき作成ソフトや「Access」などのデータベースソフトなど)。
(『データファイル』の例：Excelで作成しておく)